Hochzeitsplanung Freiburg: Grundsatzentscheidungen für die Tagesplanung

Hochzeitsplanung Freiburg I Der Zeitplan, also das richtige Zeitmanagement für den Ablauf einer Hochzeit, ist überaus wichtig. Sonst kann es schnell passieren, dass Ihr am Hochzeitstag der Zeit „hinterher“ laufen und Verspätungen in Kauf nehmen müsst oder gar in Stress geratet. Dabei gibt es viele Details, die beim Zeitplan Hochzeit erstellen wichtig sind.

Heute möchte ich deshalb auf die Grundsatzentscheidungen der Tagesplanung eingehen, d.h. wir ermitteln erst einmal den Kern der Tagesplanung, erstellen dann im Zuge der Hochzeitsplanung Freiburg, ein grobes Gerüst darum und stellen uns erst einmal den wichtigsten Fragen zu den einzelnen Punkten, bevor es an die Detailplanung geht. Natürlich gebe ich Euch auch viele Tipps & Tricks auf diesem Weg mit.

Der Kern der Tagesplanung: die Trauung

Um einen Tagesplan zu erstellen, solltet Ihr den wichtigsten Punkt der Hochzeitsplanung Freiburg, die Trauung angehen. Hierzu dürft Ihr Euch vorweg mit folgenden Fragen befassen, die ihr vielleicht sogar schon für Euch geklärt habt:

Soll es zu der standesamtlichen Trauung noch eine kirchliche oder freie Trauung geben?
Wenn ja, soll beides am selben Tag stattfinden?

Ist dies der Fall, wovon ich meinen Brautpaaren immer abrate, weil es ein sehr anstrengender und langer Tag werden könnte, würde es sich jedoch empfehlen, die standesamtliche Trauung in die Vormittags-/ Mittagszeit zu legen. Die kirchliche/ freie Trauung könnte dann mittags, früher Nachmittag stattfinden. Nach der Trauung sollte genug Zeit für einen Sektempfang eingeplant werden, bevor es zur Hochzeitslocation geht.

Soll lediglich die kirchliche/ freie Hochzeit am Hochzeitstag sein?

Dies hat den großen Vorteil, dass Ihr völlig entspannt in den Tag starten könnt und „muntere“, „partywillige“ Gäste für Eure Party habt, da sie nicht schon den ganzen Tag auf den Beinen sind. Die kirchliche/ freie Trauung könnte dann auf 14-16 Uhr geplant werden.

Um Euch bei dieser Entscheidungshilfe zu unterstützen, WANN nun genau die standesamtliche, kirchliche oder freie Trauung terminiert bzw. angefragt werden sollte, hier noch ein paar weitere Anhaltspunkte, die euch Aufschluss geben könnten:

Sektempfang nach der Trauung

Beim Sektempfang geht es meist um eine Art Übergang vom offiziellen Teil der Hochzeit zur Hochzeitsfeier mit den geladenen Gästen. Diesen wichtigen Aspekt zeitlich zu planen, ist meist gar nicht so einfach, denn gerade bei kirchlichen oder standesamtlichen Trauungen, die in der Gemeinde veröffentlicht wurden, kann es schnell mal zu „Zuschauern“ kommen, die dem Brautpaar gratulieren möchte.

Daher sollte gerade hier viel Puffer eingeplant werden, um nicht die „Zeit zu verlieren“. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es ratsam ist, bei z.B. 20 Gästen ca. 10 min. für den Sektempfang einzuplanen. Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Zuge, ist das Einplanen von Zeit, wenn Gruppenfotos vor Ort gemacht werden sollen.

Gruppenfotos vorab mit dem Fotografen besprechen

Der Hochzeitsfotograf sollte unbedingt informiert sein, ob Gruppenfotos gewünscht sind und in welchen Formen (z.B. ein großes Gruppenfoto vom Sektempfang oder auch in kleinen Gruppen mit Arbeitskollegen, Vereinsmitgliedern…). Um zeitlich auch hier nicht in Verzug zu geraten, sollte man ca. 30-45min einplanen sowie jemand, der die Koordination übernimmt, um Gäste zu informieren, wenn sie dran sind (z.B. durch Aufrufen oder Zettel mit Nummern).

Dinner is served – das Essen planen

Hochzeitsplanung Freiburg I Für das Abendessen gibt es keinen „perfekten“ Zeitpunkt. Dieser ist stark von der restlichen Tagesplanung abhängig. Seid Ihr (und Eure Gäste) z.B. schon den ganzen Tag auf den Beinen und hattet Eure Trauung über die Mittagszeit, dann sollte das Abendessen gegen 18.30 Uhr angepeilt werden. Startet Ihr entsprechend später, ist auch 19.30 Uhr durchaus möglich.

Gleich für welche Form des Essens Ihr Euch entschieden habt, Buffet oder Menü oder eine Kombination aus beiden: für ein genüssliches und gemütliches Beisammensein sollten 3h eingeplant werden. Gibt es zwischen den Gängen Pausen? Dann füllt diese doch mit Reden der Brauteltern, Trauzeugen etc.! Vergesst diese jedoch nicht in der Tagesplanung und zeitlich zu begrenzen, damit das Essen nicht noch kalt wird.

Tipp: teilt diese eingeplanten Reden unbedingt dem Catering mit, damit diese sich daran richten und ggf. agieren können.

Hochzeitsplanung Freiburg: Gratulation – Euer Grobgerüst steht!

Nun sollte es für Euch klarer sein und Ihr könnt den Termin für Eure Trauung anfragen. In den Grundsatzentscheidungen der Tagesplanung habe ich nun noch einen wesentlichen Punkt, den ich gerne ansprechen möchte: das Brautpaar-Foto-Shooting. Hier sind verschiedene Optionen möglich, die Euch später in der weiteren Detailplanung des Tages beeinflussen. Die Frage, die es sich also nun zu stellen gilt:

Wann plane ich das Fotoshooting ein und wie lange sollte dafür veranschlagt werden?

Ein Brautpaarshooting sagt man, dauert i.d.R. ca. 2h. Wo in Eurem Tagesablauf Ihr dies jedoch einplant ist Euch überlassen. Das Brautpaarshooting VOR der Trauung hat seine ganz eigenen Vorteile:

das Brautpaar ist ausgeruht und startet freudig in den Tag
das MakeUp, die Frisur sowie das Brautkleid sind noch nicht „in Mitleidenschaft“ gezogen
es gibt keine wartenden Gäste

Kombiniert man dies nun mit einem First-Look-Shooting, ergeben sich noch zwei weitere Vorteile:

es schafft einen privaten Moment der Zweisamkeit, da dieser nicht in der Kirche vor den Augen aller Gäste stattfindet
die Emotionen können in diesem einen, intimen Moment nochmal richtig aufgegriffen und in den Fotos eingefangen werden

Der einzige Nachteil und somit auch der Vorteile FÜR ein Fotoshooting NACH der Trauung ist der, dass die Entspannung, die am Vormittag vielleicht noch so vorgeherrscht hat, abgefallen ist. Somit kann es sein, dass es dem Brautpaar erst jetzt LEICHT fällt in die Kamera zu lachen und seine Freude über die geschlossene Verbindung erst jetzt so richtig zum Ausdruck bringen kann.

Last but not least: Wie informiert Ihr Eure Gäste über den Tagesablauf?

Die Eckpfeiler Eures Tagesplans sind fix und bestätigt? Dann kommuniziert diese auch gerne vorab Euren Gästen, wenn Ihr das wollt. Hierfür gibt es eine Vielzahl an Icons im Internet, die Euch bei der Erstellung des Ablaufplans viel Text erspart, da die Symbole für sich sprechen. Mir gefallen die Icons von Yeah-Handmade ganz gut, die Ihr Euch kostenfrei herunterladen könnt.

Wie bringe ich nun diesen Tagesablauf zu meinen Gästen? Dafür gibt es ebenfalls viele Möglichkeiten. Ihr könnt dies im Zuge Eurer Einladungen tun und den Tagesplan als Beiblatt, den die Gäste zur Hochzeit mitbringen können, versenden? So wissen die Gäste bereits bei der Einladung wie die Gestaltung des Tages aussieht und sich darauf einstellen

Steht der Tagesplan jedoch erst später fest, kann dieser im Kirchenheft oder auf Armbändchen gedruckt und an die Gäste vor der Trauung verteilt werden. Auch als Namens- oder Menükärtchen auf den einzelnen Plätzen der Gäste an der Feierlocation können diese ausgelegt werden (bietet sich gerade dann an, wenn die Feierlocation auch der Ort der Trauung ist).

Soll der Tagesablauf nicht an jeden Gast einzeln ausgehändigt werden, empfiehlt es sich stattdessen (oder auch zusätzlich), den Zeitplan auf einer Staffelei vor der Kirche zu platzieren und ihn später bei der Hochzeitslocation erneut aufzubauen. Wenn die Trauung bei der Feierlocation stattfindet, ist es auch denkbar, den Zeitplan in Form von Menü- oder Tischkarten bereitzustellen.

Klingt nach viel Arbeit?

Dies liegt im Auge des Betrachters und ist vor allem davon abhängig, ob Du vielleicht von Berufs wegen viel mit Zeitmanagement und Planung zu tun hast und es Dir daher ziemlich leichtfällt. Es kann aber auch sein, dass Dir solche Aufgaben im täglichen Leben verhasst sind – dann zeitintensiv, lästig und nervig sein. Zum Glück dürfen wir es uns aber auch leichtmachen.

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