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Detailplanung Tagesablauf: in 7 Schritten zum perfekten Ablaufplan

Detailplanung Tagesablauf – das Grobgerüst des Ablaufplans haben wir ja bereits gemeinsam erörtert (s. „Grundsatzentscheidungen eines Ablaufplans“). Die Gäste sind ebenfalls informiert. Wie bringe ich jedoch nun alles in eine chronologische und fast minutiöse Reihenfolge? Genau das erzähle ich euch heute. In nur 7 Schritten möchte ich euch zeigen, wie ihr euch gut vorbereitet. Kurz zusammengefasst sind diese:

  1. Schafft einen groben Überblick eures Zeitplans!
  2. Anfahrts- bzw. Wegezeiten und Puffer einplanen!
  3. Wer ist wann, wo und für welche Aufgabe verantwortlich?
  4. Kommuniziere den Ablauf und übertrage die Koordination am Tag der Hochzeit!
  5. Sorge für Entertainment für die Gäste während eurer Abwesenheit!
  6. Das Wer und Was der Gestaltung des Abendprogramms!
  7. Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt!

Time flys by so fast: das richtige Zeitmanagement für die Hochzeit

Die Detailplanung Tagesablauf birgt einige Tücken. Diese Erfahrung haben schon einige gemacht, die eine Hochzeit geplant haben oder auf einer Hochzeit waren, wo es Dinge, Situationen oder Momente gab, die einem nicht gefallen hat. Man schwört sich dies bei der eigenen Hochzeit anders, besser zu machen. Doch das klingt in der Theorie meist einfacher als es ist.

1. Schafft einen groben Überblick eures Zeitplans

Einen groben Überblick habt ihr euch genau genommen schon geschaffen und kommuniziert. Dieser sollte die Eckpfeiler, Trauung, Sektempfang, Essen und je nach eigenem Belieben an irgendeiner Stelle das Fotoshooting beinhalten, z.B. 12.30 Uhr Fotoshooting – 15 Uhr Trauung – 16 Uhr Sektempfang – 19.30 Uhr Abendessen. Nun gilt es alle weiteren zu erledigende Tätigkeiten am Hochzeitstag in diesen Zeitplan zu integrieren.

Dafür notiert euch ALLES, was euch einfällt – dies können Aufgaben sein, die am Tag selbst noch zu erledigen sind, d.h. Sachen die noch besorgt oder eingepackt werden müssen, aber auch „Termine“, die es wahrzunehmen bzw. zu vereinbaren gilt (z.B. das Brautstyling). Die chronologische Reihenfolge ist dabei sekundär. Im nächsten Schritt könnt ihr dies dann tun, wenn ihr alle Tätigkeiten erfasst habt.

Detailplanung Tagesablauf

2. Anfahrtszeiten und genug Zeitpuffer einplanen

Falls noch nicht geschehen, tragt nun alle diese Tätigkeiten in ihrer chronologischen Reihenfolge in einer Excel-Tabelle ein und notiert die Start- und Endzeiten für die Termine, die bereits feststehen (s. die obigen Eckpfeiler). Um nun zu ermitteln, wann z.B. das Brautstyling terminiert werden sollte, gibt es 2 Faktoren, die es zu beachten gilt:

  • die Weg-, also Anfahrtszeit
  • Pufferzeiten

Nehmen wir das obige Beispiel: 12.30Uhr ist das Shooting VOR der Trauung angesetzt. Für das Brautstyling sollte man, je nach Bedarf und in Rücksprache des Dienstleisters, 1,5-3h kalkulieren. Wir gehen von 2h aus, d.h. ich würde den Termin auf ca. 10 Uhr legen, vorausgesetzt, der Dienstleister käme zur Braut und zum Shooting-Ort sind es nur wenige Geh- oder Autominuten.

Die Pufferzeit ist hier ein recht schmales Fenster von ca. 15min. Dieses ließe sich beliebig vergrößern oder verkleinern. Gerade beim Punkt Brautstyling bedarf es jedoch nicht zwingend ein größeres Zeitfenster, wenn man vorab ein Probestyling gemacht hat und daher schon weiß, wie viel Zeit die Stylistin für deine Wunschfrisur und Wunsch-MakeUp benötigt. Eine Faustregel für zu planende Pufferzeiten gibt es nicht.

Nun geht ihr jeden der Punkte durch und baut darauf wieder auf. Aufgrund des Brautstyling-Termins könnt ihr nun auch ermitteln, wann ihr z.B. die Blumen abholen oder das Getting-Ready-Shooting (während des Brautstylings) integrieren könnt. Eine enge Absprache mit den Dienstleistern empfehle ich an dieser Stelle dringend, denn sie können euch anhand ihrer Erfahrung bei der Detailplanung Tagesablauf unterstützen.

Hinweis: gibt es größere Pufferzeiten, die gerade während der Hochzeit anstehen und die Gäste somit betreffen, sollte immer für genügend Getränke und Speisen gesorgt werden, denn hungrige und durstige Gäste drücken absolut auf die Stimmung.

3. Wer ist wann, wo und für welche Aufgabe verantwortlich? (Kontaktdaten und Ansprechpartner)

Auch dies sollte in der Excel-Liste eingetragen werden. Ergänzt daher eure Tabelle um die Anschrift des Dienstleisters, den Namen des Ansprechpartners sowie seine Kontaktdaten. Wenn an dieser Stelle schon bekannt ist, WER diese Aufgabe übernimmt, haltet auch dies entsprechend in der Tabelle fest. So könnt ihr zum Schluss die Tabelle nach dem Verantwortlichen selektieren und ihm seinen persönlichen Tagesablauf drucken.

Detailplanung Tagesablauf

5. Entertainment für die Gäste während eurer Abwesenheit

Damit eure Gäste auch während eurer Abwesenheit, aber auch vor, nach oder zwischen den Gängen oder anderen „Pausen“ unterhalten sind und keine Langeweile aufkommt, ist ein Entertainment-Angebot eine geniale Alternative und schafft zugleich noch Eye-Catcher an der Hochzeitslocation. Hinzukommt, dass ein gutes Angebot in den Köpfen bleibt und sich die Gäste noch Jahre später gerne zurückerinnern. Hier ein paar Ideen: 

  • Candy- oder Salty Bar
  • Fotobox (mit Accessoires und/ oder Aufgaben), Polaroid- oder Einwegkameras mit kreativer Gestaltung eines Gästebuchs
  • Karikaturist, Showeinlagen (Live-Band, Musik- oder Tanzverein), Fotorallye, Spiele
  • interaktiver Spaziergang, Stadtrund-, Boots- oder Kutschfahrten

4. Kommuniziere die Detailplanung Tagesablauf und übertrage die Koordination am Tag der Hochzeit

Die Detailplanung Tagesablauf ist an dieser Stelle zwar abgeschlossen, allerdings hört es an dieser Stelle nicht auf. Jetzt kommt der wohl wichtigste Aspekt, um einen reibungslosen Ablauf zu maximieren (eine Gewehr gibt es auch dann nicht!). Sprecht nun mit allen Verantwortlichen, Dienstleistern und „Aktionären“ (Eltern der Blumenkinder, Brautjungfern, Helfer des Sektempfangs) den Ablauf akribisch durch, gebt ihnen ein Handout und beantwortet Fragen.

Zu guter Letzt, damit ihr am Tag selbst euch zurücklehnen, entspannen und die Freude genießen könnt, ist es wichtig LOSZULASSEN. Übertragt daher die Aufgabe am Hochzeitstag einem sogenannten „Zeremonienmeister“, auch „Zeitwächter“ genannt, den Tagesablauf. Soll diese Aufgabe kein Gast übernehmen, weil alle die Hochzeit voll genießen sollen? Dann bucht einen Wedding Day Manager, also einen Hochzeitsplaner dafür.

6. Abendprogramm

Das Abendprogramm birgt viele Überraschungen. Dass es jedoch bei schönen in Form von Gästebeiträgen bleibt, sollte man mit Bedacht eine Person, max. 2 wählen, die sich um die Planung des Abendprogramms kümmern. Nennt dabei vorab die Fixpunkte des Abends: wann gibt es das Essen? Für wann ist der Anschnitt der Hochzeitstorte geplant (mehr zum perfekten Zeitpunkt dafür hier)? Wann ist der Hochzeitstanz geplant?

Außerdem wichtig: teilt dieser Person mit, was ihr auf KEINEN FALL haben möchtet – ein Spiel, wo ihr euch „zum Affen“ machen müsst, Essenschlachten oder sonstige Tanzeinlagen, die nicht vorher geprobt wurden. Hier hat jeder seine eigenen Vorlieben und No-Gos und diese gilt es klar zu kommunizieren. Es liegt in der Verantwortung dieser Person, dies freundlich und dennoch bestimmt weiterzugeben, falls erforderlich.

Weitere Tipps für die Planung des Abendprogramms:

Damit sich die Gäste während des Abendprogramms nicht langweilen, habe ich hier ein paar Tipps für euch bzw. den Verantwortlichen der Abendprogrammgestaltung zusammengestellt, die verhindern sollen, dass das Programm zu lange wird, die Party zu spät in Gang kommt oder die Stimmung vorher schon in den Keller rutscht und nicht mehr aufkommt.  Diese sind wie folgt:

  1. max. 4 Hochzeitsspiele (inkl. Reden)
  2. kein Programmpunkt sollte länger als xxx min. dauern
  3. idealerweise zwischen den Gängen (enge Abstimmung mit dem Caterer notwendig)
  4. nachdem Essen sollte die Torte bald angeschnitten und die Tanzfläche mit dem Hochzeitstanz eröffnet werden

7. Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt!

Nun habe ich nur noch eines, dass ich euch ans Herz legen möchte: nehmt es entspannt und lacht darüber, wenn trotz der guten Planung etwas schiefläuft. Es sind meist die Dinge, die am ehesten in Erinnerung bleiben und ein Lächeln auf die Gesichter aller zaubert, wenn sie darauf zurückblicken. Ihr heiratet und besiegelt eure Liebe – das ist das einzige was zählt und wirklich wichtig ist. Oder, um es in anderen Worten zu sagen:

„Glück ist, Zeit mit Menschen zu verbringen, die einem am Herzen liegen und

aus einem ganz besonderen Tag etwas ganz Einmaliges machen.“

Wenn ich euch unterstützen, die Tagesbetreuung eurer Hochzeit oder die Komplettorganisation (inkl. der Detailplanung Tagesablauf) übernehmen soll, dann kontaktiert mich gerne (hier geht’s zum Kontaktformular). Im Rahmen dieses Beratungsgesprächs prüfen wir meine Verfügbarkeit, schauen, ob und wie ich euch begleiten kann und erstellen einen ersten (groben) Budgetplan anhand eurer Vorstellungen und Wünsche.

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